規范性引用文件

規范性引用文件的概念注意事項、排列順序和常見錯誤。

規范性引用文件的概念和內容

概念

規范性引用文件是一種方法,也是一個名稱。

規范性引用文件是標準制定工作中的一種科學、簡便方法。通過在標準中引用其他有關標準這種認可的方法,將有關標準中的技術內容納入所制定的標準中,并構成該標準的一部分內容,以保持相關標準技術內容的協調性。在標準中直接引用其他有關標準的編號和名稱以代替其具體內容,是國內外標準化界在制定標準時經常使用的一種通用的編寫方法。其目的是為了簡化標準的編寫工作,方便標準資料的收集,減少不必要的編輯性加工和修改,避免重復寫出引用文件的內容而引起不必要的差錯和標準間的不協調,也可避免增加標準的篇幅。

在標準編寫中可以被引用的文件(或標準)叫“規范性引用文件”,這些文件(或標準)是以規范化的成文形式表現出來的各種形式的總稱。

規范性引用文件的內容

在標準中可以引用的文件:

——ISO/IEC公開發布并可獲得的文件、技術規范、報告、指令、指南等;

——國內具有廣泛可接受性和權威性,并且可公開獲得的文件(標準)。對有標識編號的文件(標準)應提及文件號或發布年號;

——上述文件的作者或出版者同意引用。

不宜被引用的文件

——法律、法規、規章和其他政策性的文件;

——宜在合同中引用的管理、制造和過程類的文件;

——含有專利或限制競爭的文件和設計方案或只屬于某個企業所有,其他企業不宜獲得的文件。

規范性引用文件注意事項

以下按GB/T1.1-2000《標準化工作導則第1部分:標準的結構和編寫規則》規定,分三個方面分別闡述規范性引用文件在行業標準編寫過程中應注意的問題。

1、規范性引用文件的引導語

在我國標準中,規范性引用文件一覽表應由下述引導語引出,即:“下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件,其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用于本標準,然而,鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本適用于本標準。”對于分部分出版的標準的某個部分,上述引導語應改為:“下列文件中的條款通過JB/Txxxx的本部分的引用而成為本部分的條款。凡是注日期的引用文件,其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用于本部分,然而,鼓勵根據本部分達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本適用于本部分。”

上述典型用語,是引出規范性引用文件一覽表的固定格式。這一點在目前報批的行、業標準中基本都能做到,但關鍵是對它的理解。在規范性引用文件的引導語中,“下列文件中的條款通過本標準(部分)的引用而成為本標準(部分)的條款”,可以理解為:標準中所引用的標準,應是標準內容的組成部分之一,與標準的其他條文起著同樣的作用。在強制性標準中引用了推薦性標準的內容時,被引用推薦性標準的具體內容則構成了強制性標準內容的一部分,同樣具有強制性的約束力。“凡是注日期的引用文件,其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用于本標準(部分),然而,鼓勵根據本標準(部分)達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。”說明了引用的文件是針對特定年號的版本。引用其他文件的特定章或條、圖和表時,均應注日期。注日期的引用文件,隨后如果有修改單或修訂版,則引用這些文件的標準可根據需要發布修改單,以便引用這些被引用文件的修改單或修訂版的內容。“凡是不注日期的引用文件,其最新版本適用于本標準。”指的是,標準中直接引用的不注日期的其他標準,或者說,一覽表中所列的不注日期的規范性引用文件,其版本應是現行有效的,而不應包括已經廢止或被代替的標準。只有引用完整的文件或標準的某個部分,并在滿足下列條件之一的情況下,才可不注日期引用文件:

a)根據標準的目的,可接受所引用文件將來的所有改變;

b)針對資料性引用的文件。不注日期引用應視為包括所引文件的所有修改單和修訂版。這方面在行業標準的編寫中問題較多,望編寫者注意。

2、規范性引用文件的排列順序

規范性引用文件的排列順序,目前國內主要使用的形式為:首先列出國內標準。按標準級別和發布順序號列序,即國家標準在前,行業標準、地方標準(適用于地方標準的編寫)和國內有關文件在后依次排列;同級標準中,按其發布順序號從小到大排列。至于行業標準的排列順序問題,先按標準代號的拉丁字母順序依次排列,再按標準順序號排列。在國內標準之后,按ISO標準、IEC標準、ISO或IEC有關文件、其他國際標準以及其他國際有關文件順序排列。在同一類標準中,也可參照上述的排列方式依次列出。其他國際標準的排列順序與行業標準的排列順序相同,即先按標準代號的拉丁字母順序依次排列,再按標準順序號排列。該一覽表不應包含:非公開的文件、資料性引用文件和在標準編制過程中參考過的文件。上述三類文件可列人參文獻。規范性引用文件的排序問題,也是上報行業標準中經常出現的問題,望引起重視。

3、條文中規范性引用文件的表達方式

“規范性引用文件”一章所列的文件一覽表,均系標準的條文中直接引用的文件。在標準的條文中,規范性引用文件的表達方式應符合下列規定。

(1)在標準條文中提及標準本身

通常,宜根據情況使用“本標準……”或“本標準化指導性技術文件……”等形式。然而,如果標準分為多個單獨的部分,可使用下列形式:"JB/T79的本部分”(只提及一個部分),"JB/T82"(提及所有部分)。由于不注日期,這種提及方式應視為包括了所引標準的所有修改單和修訂版。

(2)引用條文

①例如使用下列表述方式:“按第3章的要求”,“符合3.1的規定”,“按3.1b)的規定”,“按3.1.1給出的細節”,“見附錄C"“參見附錄B"(針對資料性附錄),“按第B.2章給出的要求”,“參見表2的注”,“見6.6.3的示例2”。

②如果需要引用列項中無序號的某項,則使用如下表述方式:“按3.1列項中的第二項規定”。如果某條內無序號的列項多于一個,則使用如下表述方式:“按5.2中第二個列項中的第二項規定”。

③引用圖和表

使用下述表述方式:“圖A.6所示”,“(見圖3)",“表2給出”,“(見表B.2)”。

④引用其他文件

a)注日期引用文件

注日期引用時,使用下列表述方式:“……按JB/Txxxx.3—1999進行試驗,……”(注日期引用其他標準特定的部分),“……遵照JB/Txxxx—1997中第3章……”(注日期引用其他標準中特定的章),“……按JB/Txxxx.4—1999中表1的規定,……”(注日期引用其他標準的第4部分中特定的表)。

b)不注日期引用文件

不注日期引用時,使用下列表述方式:“……按JB/T5954.1和JB/T5055規定的……”,“……見JB/T10184......”。

以上內容是筆者在行業標準審查中發現的一些問題。結合GB/T1.1—2000的發布實施,現在總結出來,望能對以后的行業標準的編寫有所裨益,將行業標準的制修訂工作做得更好。

規范性引用文件是否必需

標準中的所有要素劃分為兩大類:必備要素。在標準中必須存在的要素,包括封面、前言、名稱和范圍;可選要素。在標準中并非必須存在的要素,其存在與否視標準的具體需要而定,包括引言、規范性引用文件、術語和定義、要求等。因此,規范性引用文件不是必需的。同時從規范性一般要素(包括名稱、范圍、規范性引用文件)和規范性技術要素(包括術語和定義、符號、代號和縮略語、要求、規范性附錄等)來分,規范性引用文件是規范性一般要素。

規范性引用文件常見錯誤解析

在標準的制修訂過程中,部分科研和工程技術人員對標準中“規范性引用文件”一章的認識存在諸多錯誤觀點,導致在標準的編制過程中出現錯誤,影響了標準的質量。下面通過對“規范性引用文件”一章中發現的典型錯誤的解析,使大家全面了解“規范性引用文件”的引用性質和方式等問題。

錯誤1、列入未引用的文件

部分科研和工程技術人員在編制標準時,將在標準條文中并沒有規范性引用的文件羅列在“規范性引用文件”一章,認為只要與所編制的標準的技術內容相關的標準或希望遵守的其他標準都可列入這一章,這是一個錯誤的概念。

顯然,列入“規范性引用文件”一章的文件必須是與本標準同時遵守的標準文件,但哪些標準可以列入這一章則取決于標準條款的需要,只有在標準條款中被規范性引用了的文件才能列入標準的“規范性引用文件”一章,成為標準的一個規范性引用文件。換言之,凡在這一章列出的文件,在標準條款中必須有規范性引用的表述;反之,凡是在標準條款中未規范性引用的文件,不得列入這一章。

2、列入資料性引用文件

在編寫標準時,部分科研和工程技術人員把所有在標準條文中引用(包括參考)文件全部列入“規范性引用文件”一章中,這是錯誤的。因為根據引用的不同目的,標準中文件的引用分成“規范性引用”和“資料性引用”。只有“規范性引用”的文件才能列入這一章。“資料性引用”是指為提供一些供參考的信息或資料,在標準中引用了某些文件,使用標準時,并不需要遵守所引文件中被提及的內容。簡言之,“規范性引用”的文件或其條款必須與引用它的標準共同遵守,而“資料性引用”的文件或其條款不必與引用它的標準共同遵守。因此不應把“資料性引用”的文件列入“規范性引用文件”一章中。資料性引用的文件,可根據需要列入參考文獻。

3、遺漏規范性引用文件

在“規范性引用文件”中還經常出現一個錯誤,即在標準條款中被規范性引用(提及)的文件沒有列入“規范性引用文件”一章,這就意味著在“規范性引用文件”清單中遺漏了被規范性引用的文件。

“規范性引用文件”明示標準的使用者在實際工作中除了應滿足本標準的要求外,同時還應滿足“規范性引用文件”一章中列出的所有文件或其條款的要求。因此,所有在標準條款中被規范性引用(提及)的標準都應列入“規范性引用文件”一章,不得有任何遺漏。

4、是否注日期引用不一致

部分科研和工程技術人員在編寫標準的過程中,不了解注日期引用與不注日期引用的差別,經常出現是否注日期引用不一致的問題,即在“規范性引用文件”一章中列出的文件注明了年代號(版本號),但在標準條文中引用(提及)時卻沒有注明年代號(版本號),或者反之。

出現這樣的錯誤說明標準編寫人并不理解在標準中規范性引用其他文件時,注日期引用與不注日期引用兩種方式的不同含義:

(1)注日期引用即在引用時指明了所引文件的年代號或版本號,這意味著僅僅所注日期的版本的內容適用于引用它的標準,該版本以后被修訂的新版本,甚至修改單(不包括勘誤的內容)中的內容均不適用。

(2)不注日期引用即在引用時不指明所引文件的年代號或版本號,這意味著所引文件無論怎樣更新,其最新版本(包括所有的修改單)均適用于引用它的標準。

通常,凡是引用某文件具體的章、條或圖、表的編號時,則應注日期引用,因為同一標準的不同版本的章、條或圖、表的編號不盡相同;凡是對某個文件的整體引用,不涉及具體的章、條或圖、表的編號,則可不注日期引用。

從兩種引用方式的不同含義可以看出,是否注日期引用應前后一致,即被引用文件在標準條款中如何提及往往決定了其在“規范性引用文件”一章中是否注日期(年代號或版本號),二者應保持一致。

5、列入已廢止或被替代的文件

當注日期引用某項標準時,部分科研和工程技術人員經常引用一些不是最新版本的文件,即列入了已經被廢止或被替代的文件,這是錯誤的。

一項標準的標齡一般為5年左右,隨著科學技術的進步、工程經驗反饋和積累,標準的技術內容也將隨之更新,更新后的標準將以新的版本號代替舊的版本號。或者,由于標準的技術內容陳舊、適用范圍不當、與相關標準不協調等原因,該項標準將停止使用,即被廢止。由此可見,不應引用這些被替代或被廢止的標準。

因此,當規范性引用某文件時,應注意引用其最新版本。

6、引用文件的排列順序不正確

部分科研和工程技術人員在編寫標準時,習慣將規范性引用文件按標準條文中提及的先后順序排列或按標準的年代號排列,而GB/T1.1等標準明確規定了“規范性引用文件”中引用文件的排列順序:

(1)國家標準;

(2)行業標準;

(3)地方標準(僅適用于地方標準和該地方企業標準的編寫);

(4)國內有關文件;

(5)國際標準(含ISO標準、ISO/IEC標準化IEC標準)

(6)ISO、IEC有關文件;

(7)其他國外標準以及其他國際有關文件。

其中,國家標準、國際標準按標準順序號排列;行業標準、地方標準、其他國外標準先按標準代號的拉丁字母和(或)阿拉伯數字的順序排列,再按標準順序號排列。