怎樣進行要求、標書和合同的評審?

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  對顧客要求、投標書和合同的評審簡稱合同評審,該要素(過程)是認可準則較之指南25新增加的。合同評審是在“合同簽定前,為了確保質量要求規定得合理、明確并形成文件,且供方能實現,

  由供方所進行的系統的活動”。“合同評審是供方的職責,但可以和顧客聯合進行”,也“可以根據需要在合同的不同階段重復進行”,它是實驗室服務顧客的第一個環節,歷來受到管理者重視。

  (1)按照服務項目的具體情況實施分類評審

  服務項目有的是新項目、有的是老項目,有的復雜,有的簡單,有的技術要求高,有的技術要求低,有的關系重大,有的影響一般等等,千差萬別,實驗室應區別不同情況、組織不同人員、按照不同要求、遵循不同程序進行評審。

  (2)要充分重視評審記錄

  尤其是對綜合性大型項目、涉及大宗貿易的項目、影響重大的項目和首次開展的項目,不僅要分析實驗室自身是否有技術能力和充分資源來承接以及是否需要分包;也要記錄下對方的觀點,包括提出的異議或認同的意見,明確雙方最后達成的一致意見。在整個過程中往往需要先草簽一份合同,經過反復磋商才形成正式的合同文本,實驗室要在雙方達成一致的基礎上開展檢測/校準工作。

  (3)注意風險規避

  對打包和需要分包的合同,實驗室尤其需要考慮風險規避的問題,不能為了爭取業務而大包大攬,應在盡量為顧客提供方便的同時保護自己,防止無謂的利益損失。

  (4)合同書應充分體現顧客要求

  實驗室既要重視大宗業務的檢測/校準合同(協議)書中起草、評審和簽定的細節問題;也要認真考慮通用的檢測/校準合同格式,使顧客要求和意見在合同書上充分得以體現。對雙方可能意見不一的問題設計選擇項,在檢測/校準實施前由顧客做出選擇。譬如有的顧客只要求對儀器設備進行校準,不希望實驗室進行修理;而有的顧客則要求當發現設備故障時,能由實驗室進行修理。這些都可以設計在合同(協議)書中,既明確了顧客的要求,也方便了自己的工作。